Dieser geschätzte Gastbeitrag über eine größere E-Mail-Gelassenheit ist von Ruben Loos!

Vorweg: Hier schreibt ein E-Mail-Fan. Die Geschwindigkeit, die Flexibilität, die Verbindlichkeit, dazu kaum Müll und kleiner Preis – super! Wenn die nächsten Kapitel nun dazu anleiten, E-Mails systematisch zu blockieren, mit gutem Gewissen verwaisen oder wenigstens gebührend warten zu lassen, versteckt sich dahinter keine Boykott- oder Anti- Digitalisierungs-Kampagne. Im Gegenteil soll der Beitrag helfen, bewusster und gelassener zu e-mailen und die oben genannten Vorteile so erst voll auszukosten.

Und: Anders, als in einigen anderen guten Aufsätzen zum Thema Mail-Fitness geht es hier nur zweitrangig um das möglichst gute oder disziplinierte Verfassen Ihrer E-Mails. Ich behaupte: Im gekonnten Empfangen liegt der große Gewinn.
Auf geht‘s zu mehr E-Mail-Gelassenheit!

Level I – Blockieren Sie E-Müll


Nutzen Sie Spamfilter.

Eigentlich ein alter Schuh. Dennoch landen gern immer noch E-Mails fremder Absender mit ungebetenen Kaufaufforderungen, Transaktionsanfragen oder unsubtilem Flirt in der Eingangstruhe. Machen Sie sich die Mühe, solche E-Mails vor dem Löschen als Spam zu markieren. Die meisten Spamfilter lernen gut und bewahren Sie mit wachsender Effizienz vor unnötigem E-Müll.

Bestellen Sie Newsletter ab.

Tragen Sie sich aus allen Newsletterlisten aus. Am besten jetzt sofort. Nutzen Sie für Neuigkeiten, die Sie auf gar keinen Fall verpassen dürfen, ein ,Zeitverschwender- Postfach‘. (siehe unten)

Deaktivieren Sie Mail-Alerts.

Nein, Sie möchten nicht wissen, wer wann auf wessen Profil den Like-Button gedrückt hat. Deaktivieren Sie solche Benachrichtigungen. Sie sind Ihre Aufmerksamkeit nicht wert.

Leisten Sie sich ein ,Zeitverschwender-Postfach‘.

Ja, einverstanden – so manchen Newsletter haben wir lieb gewonnen. Und hin und wieder ist es auch unumgänglich, eine E-Mail-Adresse auf einer Website zu hinterlegen, um Angebote nutzen zu können. Oder sie der freundlichen Empfangsdame an der Hotelrezeption mitzuteilen, die es mit der Erfassung der Gästedaten sehr genau nimmt. Legen Sie sich für solche undringlichen aber notwendigen Fälle eine extra Postfach zu. Ein Zeitverschwender-Postfach. Für dieses Postfach gilt:

  1. Rufen Sie diese Mails nur dann ab, wenn Sie wirklich Zeit und Lust haben, sich mit undringlichen Mails zu beschäftigen. Ich schlage vor, höchstens einmal in der Woche, besser einmal im Monat.
  2. Antworten Sie nie auf Mails in diesem Postfach. Alle Absender, die eine Antwort von Ihnen erwarten dürfen, sollten Ihre regulär E-Mail-Adresse nutzen.
  3. Lassen Sie es der Zeitverschwender-E-Mail-Adresse auf keinen Fall anmerken, dass es sich um ihr unterprivilegiertes Postfach handelt. Jede Rückfrage der freundlichen Empfangsdame à la ,Haben Sie auch noch eine richtige E-Mail-Adresse‘ bringt Sie unnötig in Erklärungsnöte.
  4. Benutzen Sie eine Adresse, die Sie sich gut merken können – schließlich benötigen Sie sie meist spontan und immer dann, wenn Sie nicht mit ihrer regulären Adresse oder gar einer Visitenkarte rausrücken möchten.

Erledigt? Oder hatten Sie diese Disziplinen eh schon im Repertoire? Wie auch immer: Herzlichen Glückwunsch. Sie empfangen nun kaum noch Mails, die nicht für Sie persönlich bestimmt sind. Und damit bereits jetzt weniger E-Müll als die meisten Ihrer Mitmenschen.

Level II – Gewinnen Sie die Kontrolle


Nachdem Sie im ersten Teil alle automatischen Helfer darauf eingestellt haben, Sie mit unpersönlichem Müll zu verschonen geht es ab jetzt um Ihr Abrufverhalten.

Deaktivieren Sie ,Neue Mail‘-Benachichtigungen.

Dulden Sie keine Tonsignale, aufpoppende Fenster oder SMS beim Eingang neuer Mails. Sie missachten Ihre Privatsphäre bzw. beim Arbeiten Ihre Konzentration auf laufende Aufgaben. Einmal abgelenkt kostet es Sie erhöhte Energie und zusätzliche Zeit, in den Arbeitsfluss zurückzufinden. Erledigen Sie Ihre Mails stattdessen zwischen anderen Aufgaben. Sie werden schneller, entspannter und besser arbeiten – und bei Feierabend kompromissloser Entspannen.

Checken Sie Ihre E-Mails manuell.

Ein entscheidender Vorteil von E-Mails gegenüber Anrufen für den Empfänger ist, dass er selbst über den Zeitpunkt bestimmen kann, an dem ihn Informationen überhaupt erreichen. Nutzen Sie dieses Privileg. Deaktivieren Sie automatisches Abrufen (auch nicht ,nur‘ jede Stunde) und penetrante Push-Mail Funktionen und legen Sie ab sofort selbst fest, wann und wo E-Mails Sie erreichen dürfen.

Machen Sie das Abrufen so kompliziert wie möglich.

So groß die Chance des selbstbestimmten (manuellen) E-Mail-Checken ist, künftig nicht mehr von wichtigerem abgelenkt zu werden, so groß ist die Gefahr, sich diese erlösende Ablenkung selbst zu verschaffen. Haben Sie sich schon einmal ertappt, 10x pro Minute den Empfangsbutton und sich damit vor Ihrer eigentlichen Aufgabe zu drücken?
Um solche unterbewussten Automatismen auszutricksen, machen Sie sich das Mail- Empfangen so kompliziert wie möglich. Entfernen Sie – wenn möglich – den ,Empfangen‘- Button aus der Symbolleiste, löschen oder deaktivieren Sie die Shortcuts und schließen Sie Ihr Mail-Programm nach der Arbeit an Ihren Mails. So müssen Sie sich wenigstens durch die Menüleiste klicken, um ans Ziel zu gelangen.
Je aufwändiger der E-Mail Abruf wird, desto besser stehen Ihre Chancen, unterwegs innezuhalten, um über sich selbst schmunzelnd mit der eigentlichen Aufgabe fortzufahren.

Level III – Werden Sie unerreichbar


Der E-Müll ist gebannt (Level I), die Kontrolle über eintreffende Mails gewonnen (Level II) und damit der Weg frei für die ehrgeizigste Aufgabe: hier lauert der größte Zeit- und Gelassenheitsgewinn, den ich beim Mailen bisher erreichen konnte.

Seltener Mails zu empfangen bedeutet nicht nur, mehr Zeit für andere Dinge zu haben (malen Sie sich schon mal aus, wie Sie die nutzen werden). Es führt auch automatisch dazu, selbst bewusster zu schreiben. Denn, wer seine Mails nur noch zweimal am Tag abruft (meine Lieblings- Frequenz – es geht auch seltener), wird sich unnötiges Hin und Hermailen aufgrund unpräziser Formulierungen, schlecht oder offen gestellter Fragen und jeglicher potenziell missverständlicher Informationen nur noch ungern erlauben.

Sie werden E-Mails also nicht nur seltener abrufen, sondern auch tatsächlich weniger bekommen – bei gleichem Informationsgehalt. Klingt unrealistisch?

Dann Schritt für Schritt.

Empfangs-freie Zeiten finden.

Trennen Sie sich in überschaubaren Schritten von Ihrer eingeschliffenen Vorstellung, immer online sein zu müssen. Suchen Sie sich einen Zeitraum des Tages aus, in dem Sie in Zukunft überhaupt nicht mehr erreichbar sind. Beginnen Sie mit ,einfachen‘ Zeiträumen, z.B. nachts, indem sie ihr Smartphone nicht auf den Nachttisch legen, sondern stummgeschaltet in die Küche.

Empfangs-freie Zeiten erobern.

Weiten Sie diese nichterreichbare Phase aus, z.B. indem Sie bereits 2 Stunden vor dem Schlafen gehen und erst nach dem Frühstück wieder E-Mails abrufen. Machen Sie sich dafür klar, dass Menschen, die in dieser Zeit eine sofortige Antwort erwarten, Ihre Ruhephasen nicht respektieren. Indem Sie Ihre Mails in dieser Zeit gar nicht erst abrufen, ignorieren Sie solche Störungen. Die Stresser werden sich daran gewöhnen. Und am nächsten Tag von Ihrer entspannten, ausgeschlafenen Art profitieren.

Empfangs-freie Zeiten ausdehnen.

Wenn Sie sich an Ihre ,neue‘ Freizeit gewöhnt haben, übertragen Sie die störungsfreien Phasen auch auf den Arbeitstag. Überlegen Sie sich dafür zunächst einen guten Grund, warum Sie nicht mehr ständig auf Empfang sein wollen.

Was würde es Ihnen bringen, wenn Sie sich zukünftig zu bestimmten Tageszeiten nicht mehr mit eingehenden Mails zu beschäftigen? Sei es, weil Sie z.B. die ersten Stunden des Tages dazu nutzen, Ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Oder weil Sie mittags einfach in Ruhe essen möchten. Etablieren Sie aus jedem guten Grund neue empfangsfreie Zeiten in Ihren Tagesablauf.

Sollten Sie für bestimmte Aufgaben notwendigerweise den ganzen Arbeitstag per E-Mails erreichbar sein müssen – z.B. als Servicemitarbeiter bei dringenden Supportanfragen von Kunden – legen Sie sich speziell für diese Tätigkeit ein E-Mail Postfach an und checken Sie nur diesen Eingang.

Schalten Sie auf ,unerreichbar‘.

Reduzieren Sie Ihre Erreichbarkeit auf höchstens 3 Mailchecks pro Tag. Kommunizieren Sie alle Angelegenheiten, die dazu entweder zu dringend oder zu kompliziert sind, telefonisch.

Probieren Sie aus, zu welcher Zeit sie empfangsfreie Phasen am produktivsten (bzw. am erfülltesten) nutzen können. Ich fühle mich z.B. am wohlsten, bis 12 Uhr konzentriert zu arbeiten, nach Mails und Mittag meine Anrufe und persönlichen Termine wahrzunehmen, bevor ich um 17 Uhr ein zweites Mal lese und antworte.

Sollte Ihr Chef mit Ihrer neuen Unerreichbarkeit nicht einverstanden sein, unterstreichen Sie die Vorteile Ihrer effektiven Arbeitsorganisation und dass Ihnen weniger Unterbrechungen Frust bei der Arbeit erspart. Bitten Sie Ihn um eine Testphase und vereinbaren Sie, wie Sie in Notfällen auf jeden Fall erreichbar sind. (z.B. per Telefon)

Lassen Sie antworten.

Informieren Sie Ihre geschwindigkeitsverwöhnten Absender mit einem Autorresponder über Ihre Erreichbarkeit. Teilen Sie mit, dass Sie zwar regelmäßig täglich aber nicht ständig Mails empfangen. Bitten Sie um einen Anruf, wenn sofortige Reaktionen gefragt ist. Sie werden erstaunt sein, wie wenig E-Mail-Drängler auch wirklich zum Telefonhörer greifen.

E-Mails im Urlaub – der SOS-Account.

Um arbeitsfreie Zeit auch ohne E-Mails zu überstehen, ohne in Panik zu geraten, hilft das SOS-Postfach. Teilen Sie mittels einer automatischen Abwesenheitsnotiz all Ihren Absendern der regulären E-Mail-Adresse mit, dass sie während ihres Urlaubs keine Mails empfangen und nur in Notfällen alle 2 Tage über Ihre SOS-Postfach erreichbar sind. Benutzen Sie dabei ruhig sos@ihredomain.com als Adresse. Das sorgt für gebotenen Respekt vor Ihrer Freizeit. Ich habe mit dieser Methode bisher in zwei Urlauben keine einzige Mail bekommen!

Trennen Sie private und geschäftliche Mails.

Nutzen Sie verschiedene Accounts für private und geschäftliche E-Mails. So haben Sie die Möglichkeit, diese auch getrennt voneinander abzurufen, z.B. zu verschiedenen Tageszeiten, an verschiedenen Orten oder zu verschiedenen Gelegenheiten. Für konzentrierteres Arbeiten. Und eine entspanntere Freizeit.

Trauen Sie sich!

Nichts hat mehr Macht über uns als unsere Gewohnheiten. So erscheint es anfangs vielleicht unmöglich, sich hin und wieder aus dem Strom grenzenfreier Kommunikation auszuklinken.

Als Freiberufler kam es mir z.B. geradezu selbstmörderisch vor, meine Abruf-Frequenz zu verringern. Ich könnte Auftragsanfragen verpassen oder wichtige Projektschritte nicht mitbekommen – mein Netzwerk könnte mich für verschollen halten. Aber es geschah… nichts! Selbst ohne Autoresponder gab es bis heute keine Situation, die aufgrund meiner größeren Kommunikationsabstände eskalierte.

Probieren Sie es selbst aus. Und berichten Sie über Ihre Erfahrung. Hier im Forum. Oder in einer Mail an ruben.loos[at]lernenliebenleben.de. Und wenn ich nicht sofort antworte – Sie wissen schon.
Viel Spaß!

Als Freiberufler leistet Ruben Loos es sich, in drei verschiedenen Berufen zu arbeiten. Als Betriebswirt und ehemaliger Berufsmusiker leitet er die Akademie Deutsche POP am Standort Hannover. Als Texter schreibt er für Werbekunden und -agenturen. Und schließlich gibt er seine beruflichen Erfahrungen und sein Wissen in Seminaren und Lehrgängen selbst als Dozent weiter. Dazu gehören neben klassischen betriebswirtschaftlichen Inhalten sowie Zeit- und Selbstmanagement auch spezielle Themen wie z.B. der gekonnte Umgang mit Geld.

Foto: Freeimages.com

Gut im Empfangen – 3 Schritte zu mehr E-Mail-Gelassenheit

von Ruben Loos Lesezeit: 7 min
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